مهارت تطبیق در مدیریت

با توجه به تغییرات و تحولات سرسام‌آور محیط جهانی، هر سازمانی در راستای تداوم حیات و کسب موفقیت بیشتر به بهره‌مندی از برنامه‌ریزی دقیق نیاز مبرم دارد. تعیین استراتژی‌های سازمان با توجه به محیط درونی و بیرونی صورت می گیرد که در بخش مهارت‌های ادراکی به آن پرداخته شد.

1. میزان توانایی تطبیق محیطی و مدیریت محیط

تطبیق محیط درونی

تطابق و سازگاری محیط درونی و استفاده از ابزار مورد نیاز و ایجاد موقعیت کار با تواناییهای جسمی و روانی کارمندان از اهمیت بسزایی برخوردار است.
هر محیط خوب، می‌تواند بر رشد باورهای ارزشی کارکنان و افزایش توان و بهره‌وری آنان اثرگذار باشد؛ زیرا نیروی انسانی (با توجه به علاقه‌ای که به فضای کار پیدا می‌کند.) قسمت عمده وقت مفید خود را در محیط کار سپری می‌کند؛ یعنی در واقع، محل کار، محیط زندگی اوست.
مدیر هر سازمان یا مجموعه، می‌تواند از طریق افزایش میزان رفاه و سازگاری افراد با محیط به بهره‌ور نمودن نیروها کمک چشمگیری بکند. این سازگاری و تطبیق بر پایه دانشهای مختلفی مانند مدیریت، روانشناسی، جامعه شناسی، فیزیک و ... بنا نهاده شده است. با تکیه بر این دانش ها محیط باید هم از جنبه فیزیکی و هم از جنبه روانی مورد ارزیابی قرار گیرد.
به طور کلی تطابق محیطی، هماهنگ کردن توان فیزیکی، حالات روانی و انگیزه‌های معنوی با محیط کار و فناوری است.
بر اساس این تعریف، زمانی کارکنان عملکرد مطلوبی دارند که بتوان در سازمان بین ابعاد معنوی، روحی و مادی و توان فیزیکی با محیط کار، سازگاری و تعادل ایجاد نمود.
برگزاری کلاس‌های اعتقادی و دروس اخلاقی، جلسات مذهبی و اقامه نماز جماعت و ترغیب به شرکت در محافل انس با قرآن و عزاداری سرور و سالار شهیدان علیه السلام، در فراهم آوردن محیط سالم برای کارکنان و ایجاد انگیزه‌ مذهبی و دوری از گناه و تخلفات اداری در کارکنان نقش مهمی دارد.
باید توجه کرد در جوامع و محیط‌هایی که با انگیزه الهی و معنوی کار صورت می‌گیرد، نصرت خداوند شامل حال مجموعه می‌ شود.

تطبیق محیط بیرونی

در بیان چگونگی مدیریت محیط بیرون سازمانی، برنامه‌ریزی استراتژیک بسیار با اهمیت است. این برنامه باید با بررسی عوامل اجتماعی، اقتصادی، سیاسی و قانونی بیرون از سازمان صورت گیرد به گونه ای که آثار زیانبار تغییرات محیطی به حداقل برسد و از آثار مثبت آن نهایت بهره‌برداری شود.
سازمان باید خود را با تغییرات محیطی انطباق دهد؛ رشد کند و راه‌های جدیدی یاد بگیرد تا کارش را به سامان برساند.

2. میزان توانایی ارائه راه حل‌های مناسب و به موقع در موقعیت پیش‌بینی نشده

وضعیت پیش‌بینی نشده، که گاهی از آن با بحران یاد می‌شود، موقعیتی است ناگهانی که مجموعه، انتظار رخداد آن را ندارد.
رو به رو شدن با این وضعیت به شکلی که در فرآیندهای جاری سازمان یا مجموعه اخلال ایجاد شود درواقع نشان دهنده آستانه تحمل سازمان است. صبر سازمانی نیز نشانگر توان مدیر در کنترل اوضاع است.
خارج شدن از توازن و تعادل می‌تواند سبب به وجود آمدن خطر، تهدید، آسیب‌های روانی، اقتصادی و... در سازمان شود. وضعیت پیش‌بینی نشده، گاهی زاییده حوادث طبیعی است؛ مانند زلزله و آتش‌سوزی و گاهی نیز حوادث غیرطبیعی عامل ایجاد این موقعیت است؛ مانند سوء مدیریت یا خطاهای انسانی بین کارکنان.
عامل ایجاد کننده موقعیت هر چه باشد، هنر مدیریت، کنترل دوباره کارها، رهبری و هماهنگی افراد برای فعالیت‌های خاص بحران است.
گاهی سختی‌ها و مشقت‌های وارد شده به مجموعه انسانی به صورت تحمیلی، آنها را به اقدامات سازنده و اساسی وادار می سازد. گاهی نیز آثار زیانبار و غیر قابل پیش‌بینی بحران تا طولانی مدت ادامه دارد و افزایش نگرانی و فشارهای روانی، محدودیت زمان و تصمیم‌گیری سریع و درست در موقعیت حاد، وضعیت را بحرانی‌تر می‌سازد. با این اوصاف می‌توان به حساسیت و نقش مدیریت بحران پی‌برد.
در قاموس مدیران با تجربه، واژه « بحران » واژه ی نامأنوسی نیست.
آنها می‌دانند که مدیریت بحران تنها برخورد و مداخله در بحران و سالم سازی بعد از وقوع بحران نیست بلکه شامل پیش‌بینی و پیشگیری از وقوع بحران نیز می شود.
مدیر دوراندیش در برنامه‌ریزی طولانی مدت سازمان خویش، احتمال وقوع وضعیت نامطلوب را لحاظ می کند و در روزی که با آن رو به رو می‌گردد، توانایی حل معضل را دارد و اگر نداشته باشد، دچار سردرگمی نمی شود و برای یافتن راه‌حل تازه تصمیمات سریع می گیرد.
امیر‌مؤمنان حضرت علی علیه السلام در مورد واهمه نداشتن از رویارویی با خطر و مواقع بحرانی می‌فرمایند:

وَ لَا نَتَخَوَّفُ قَارِعَةً حَتَّى تَحُلَّ بِنَا

و از هیچ رویداد خطرناکی که ضربه مهلک می‏آورد، بیمی نداریم تا بر سر ما فرود آید! (1)
یکی از راه‌های پیشگیری از بحران، استفاده بهینه از فرصت‌ها و شناسایی نشانه های تهدیدکننده و مشکوک است.
امیرالمؤمنین علی علیه السلام فرموده‌اند:

إِنَّ أَمْراً لَا تَعْلَمُ مَتَى یَفْجَؤُکَ یَنْبَغِی أَنْ تَسْتَعِدَّ لَهُ قَبْلَ أَنْ یَغْشَاکَ

چیزى که نمى‏دانى چه وقت به ناگهان گرفتار آن خواهى شد، لازم است پیش از وقت، خود را براى روبرو شدن با آن آماده کنى. (2)
داشتن بانک اطلاعاتی به روز نیز راه حل دیگری است که در صورت نیاز دسترسی به آگاهی‌های لازم را فراهم می سازد.
تدبیر سوم شناخت انواع بحران‌ها و اولویت‌بندی آنهاست. مطالعه و آموزش در این زمینه برای مدیر و نیروها بسیار ضروری است.
امام صادق علیه السلام به مفضّل فرمودند:

وَ اعْلَمْ أَنَّ لِلْأُمُورِ أَوَاخِرَ فَاحْذَرِ الْعَوَاقِبَ وَ أَنَّ لِلْأُمُورِ بَغَتَاتٍ فَکُنْ عَلَى حَذَر

بدان که کارها پایان‌هایى دارد. پس از پیامد کار بر حذر باش و بعضى کارها ناگهان مى‏رسد، پس مراقب آنها نیز باش. (3)
لحاظ کردن بودجه ای خاص برای موارد پیش‌بینی نشده و تربیت نیروهای صبور از موارد دیگری است که قابل تأمل است.
نقش مشورت و نظرخواهی از افراد زبده و کارآزموده در وضعیت پیش‌بینی نشده بسیار حیاتی است. در موقعیت حاد، ذهن مدیر بیش از دیرگان درگیر است و تصمیم‌گیری سریع ممکن است عجولانه و ناکارامد باشد. کسانی که کمی دورتر از ماجرا هستند چشم انداز وسیعتری نسبت به وضعیت دارند. این تصمیمات مؤثر باید پس از بررسی تمام ابعاد موقعیت جدید و در راستای کاهش خسارت و کنترل هر چه سریعتر بحران با نظر خواهی از دیگران صورت پذیرد.
جابر بن عبدالله مى‏گوید: وقتى احزاب عرب در جنگ خندق جمع شدند، پیامبر اکرم صلی الله علیه و آله با مهاجران و انصار به مشورت پرداخت. سلمان گفت در میان عجم این گونه رسم بود که اگر سپاهى به شهرى حمله مى‌‏کرد و مردم شهر، یاراى مقاومت نداشتند، اطراف شهر را خندق مى‏کندند و از یک طرف جنگ مى‏کردند. خداوند متعال به پیامبر صلی الله علیه و آله وحى فرستاد که به پیشنهاد سلمان عمل کند. رسول خدا صلی الله علیه و آله جاى خندق را تعیین کردند و براى هر کس ده ذراع داد تا حفر کنند. (4)
نکته‌ای که در نظرخواهی لازم به هشدار است، داشتن همبستگی فکری است. گاهی ناهماهنگی اندیشه ها و تداخل مدیریتی نه تنها به بهبود وضعیت کمکی نمی‌کند بلکه اوضاع را وخیم‌تر می سازد.
مدیرانی که قدرت تجزیه و تحلیل موقعیت را دارند و دارای روحیه مشارکتی هستند در وضعیت بحرانی، موفق‌تر عمل می‌کنند. چون آنان در واقع تعیین کننده خط مشی فعالیت‌ها و هماهنگ کنندگان کارها هستند.
پس تبیین ارتباطات ویژه در موقعیت خاص یکی دیگر از وظایف مدیر است. وی می‌تواند با تشکیل گروهی صاحب اندیشه و آموزش دیده برای این موقعیت از پراکندگی نظریات و مداخله‌گری جلوگیری کند.
داشتن شرح صدر و حفظ روحیه برای فرماندهی در وضعیت خاص مهم است. همه انسان‌های مقاوم، موقعیت سخت را میدانی برای قوی‌تر کردن خود می‌دانند و با اعتماد به نفس به دیگران نیز آرامش می‌بخشند.
در روایتی از حضرت مسیح علیه السلام نقل شده است که فرمودند:

اِنَّکُمْ لا تُدرِکُونَ ما تُحِبُونَ اِلّا بِصَبرِکُم عَلی ما تَکْرَهونَ

همانا شما به آنچه دوست دارید نمی‌رسید مگر با صبر در برابر ناملایمات. (5)
در آموزه‌های دینی ما، که همواره نگرش مثبت حرف آخر را می‌زند، باید دانست که در پایان ناملایمات، راحتی و آسایش وجود دارد؛ چنانکه خداوند می‌فرماید:

فانّ معَ العُسرِ یُسرا إنَّ مَعَ العُسرِ یُسرا

به یقین با (هر) سختی آسانی است. (آری) مسلما با (هر) سختی آسانی است. (6)

پی نوشت ها :

1. بحار‌الانوار، ج‏75، ص4.
2. تصنیف غررالحکم و دررالکلم، ص163.
3. بحار‌الانوار، ج‏75، ص 25.
4. بحارالانوار، ج 18، ص32.
5. بحارالانوار، ج79، ص137.
6. سوره مبارکه انشراح، آیات 5 و6.

/ع